Lập chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn

Cho phép lập các chứng từ mua hàng cho nhiều hóa đơn trong trường hợp mua hàng về nhập kho, mua hàng không qua kho, mua hàng nhập khẩu.

Cách thao tác:

Lập chứng từ mua hàng trong nước về nhập kho

  • Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn).
  • Lựa chọn xem chứng từ sẽ được lưu trên sổ quản trị hay sổ tài chính tại phần Hiển thị trên sổ (xem thêm Quản lý dữ liệu theo hệ thống Sổ quản trị hoặc Sổ tài chính).
  • Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước nhập kho.

  • Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay (bằng tiền mặc, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt).
  • Lựa chọn chứng từ mua hàng cần lập có kèm hoá đơn hay không, nếu có thì đã nhận được chưa.
      • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
        • Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp .
        • Người giao hàng: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp. Trường hợp chưa khai báo, có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.
        • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
        • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).

      • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
      • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá quy đổi.
      • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: kho, tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được mua về.
      • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn, Ngày hóa đơn có liên quan
      • Thông tin chi phí: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có).Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng trong nước nhập kho:
  • Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

Lập chứng từ mua hàng trong nước không nhập kho

  • Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn).
  • Lựa chọn xem chứng từ sẽ được lưu trên sổ quản trị hay sổ tài chính tại phần Hiển thị trên sổ (xem thêm Quản lý dữ liệu theo hệ thống Sổ quản trị hoặc Sổ tài chính).
  • Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng trong nước không qua kho.

  • Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay (bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt).
  • Lựa chọn chứng từ mua hàng cần lập có kèm hoá đơn hay không, nếu có thì đã nhận được chưa.
  • Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng trong nước không nhập kho:
    • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
      • Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.
      • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
      • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).

    • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
    • Thông tin hoá đơn: nhập thông tin hoá đơn GTGT cho chứng từ mua hàng trong trường hợp mua hàng về đã có hoá đơn.
    • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá
      quy đổi.
    • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được mua về.
    • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn,
      Ngày hóa đơn có liên quan
    • Thông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng… phục vụ cho việc thống kê lên các báo cáo
      mua hàng.

  • Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu về nhập kho

  • Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn).
  • Lựa chọn xem chứng từ sẽ được lưu trên sổ quản trị hay sổ tài chính tại phần Hiển thị trên sổ (xem thêm Quản lý dữ liệu theo hệ thống Sổ quản trị hoặc Sổ tài chính).
  • Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng nhập khẩu nhập kho.

  • Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: chưa thanh toán hoặc thanh toán ngay (bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt).
  • Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng nhập khẩu nhập kho:
    • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
      • Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.
      • Người giao hàng: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp. Trường hợp chưa khai báo, có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.
      • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
      • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).

    • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số phiếu nhập => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số phiếu nhập sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
    • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá
      quy đổi.
    • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo
      các thông tin về: kho, tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn
      giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được mua về.
    • Thông tin thuế:
      khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ
      cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn,
      Ngày hóa đơn có liên quan
    • Thông tin phí trước hải quan: thực hiện phân bổ phí trước hải quan vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có)
    • Thông tin phí hàng về kho: thực hiện phân bổ chi phí mua hàng vào giá trị nhập kho của từng vật tư, hàng hoá (nếu có).
  • Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

Lập chứng từ mua hàng nhập khẩu không nhập kho

  • Tại phân hệ Mua hàng, chọn chức năng Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn bên thanh tác nghiệp (hoặc trên tab Mua hàng hoá, dịch vụ chọn chức năng Thêm\Chứng từ mua hàng nhiều hóa đơn).
  • Lựa chọn xem chứng từ sẽ được lưu trên sổ quản trị hay sổ tài chính tại phần Hiển thị trên sổ (xem thêm Quản lý dữ liệu theo hệ thống Sổ quản trị hoặc Sổ tài chính).
  • Chọn loại chứng từ mua hàng là Mua hàng nhập khẩu không qua kho.

  • Lựa chọn phương thức thanh toán đối với hàng được mua về: Chưa thanh toán hoặc Thanh toán ngay (bằng tiền mặt, uỷ nhiệm chi, séc chuyển khoản, séc tiền mặt).
  • Khai báo các thông tin về chứng từ mua hàng nhập khẩu không nhập kho:
    • Thông tin chung bao gồm các thông tin:
      • Nhà cung cấp: chọn thông tin nhà cung cấp từ danh sách đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp.
      • Người nhận: sẽ được tự động lấy theo thông tin người liên hệ đã được khai báo trên danh mục nhà cung cấp. Trường hợp chưa khai báo, có thể nhập trực tiếp trên chứng từ.
      • Nhân viên mua hàng: chọn thông tin nhân viên mua hàng là những nhân viên trong công ty.
      • Tham chiếu: cho phép chọn các chứng từ có liên quan đến chứng từ mua hàng đang khai báo, phục vụ cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần (xem thêm Chọn chứng từ tham chiếu).

    • Thông tin chứng từ: nhập thông tin về Ngày hạch toán, Ngày chứng từ, Số chứng từ => Ngày hạch toán phải lớn hoặc bằng Ngày chứng từ, riêng Số chứng từ sẽ được hệ thống tự động đánh tăng theo quy tắc đã được thiết lập trên menu Hệ thống\Tuỳ chọn\Quy tắc đánh số chứng từ.
    • Chọn loại tiền: hệ thống đang mặc định theo đồng tiền hạch toán. Trường hợp chứng từ hạch toán theo ngoại tệ, kế toán sẽ chọn lại loại tiền và nhập tỷ giá
      quy đổi.
    • Thông tin hàng tiền: chọn các vật tư, hàng hoá được doanh nghiệp mua về, đồng thời khai báo các thông tin về: tài khoản hạch toán, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thuế GTGT… của hàng được mua về.
    • Thông tin thuế: khai báo thông tin thuế GTGT (nếu có) của hàng hoá được mua về, phục vụ cho việc lấy dữ liệu lên bảng kê mua vào. Nhập các Số hóa đơn,
      Ngày hóa đơn có liên quan.
    • Thông tin thống kê: cho phép khai báo các thông tin như: đơn vị, khoản mục chi phí, công trình, đơn hàng, hợp đồng… => phục vụ cho việc thống kê lên các báo
      cáo mua hàng.

  • Sau khi khai báo xong chứng từ, nhấn Cất.

Lưu ý:

1. Có thể lập chứng từ mua hàng từ đơn mua hàng. Riêng với các chứng từ mua hàng không qua kho (trong nước và nhập khẩu) còn có thể lập chứng từ mua hàng từ lệnh sản xuất.

2. Với chứng từ mua hàng trong nước đã nhận được hoá đơn của nhà cung cấp, khi khai tích chọn thông tin Nhận kèm hoá đơn và khai báo thêm thông tin về hoá đơn GTGT trên tab Thuế. Riêng với chứng từ mua hàng nhập khẩu, hệ thống sẽ luôn mặc định đã nhận được hoá đơn của nhà cung cấp.

3. Với chứng từ mua hàng có phát sinh chiết khấu tới từng mặt hàng, nhập tỷ lệ hoặc số tiền chiết khấu trên tab Hàng tiền (tương ứng với từng mặt hàng). Trường hợp chỉ có tỷ lệ chiết khấu chung cho cả hoá đơn mua hàng, thực hiện phân bổ chiết khấu cho từng mặt hàng trên hoá đơn.

4. Với chứng từ mua hàng về nhập kho có phát sinh chi phí mua hàng (vận chuyển, bốc xếp…), nếu muốn phân bổ các chi phí này vào giá trị nhập kho của từng mặt hàng được mua về, thực hiện chức năng phân bổ chi phí.

5. Với chứng từ mua hàng nhập khẩu về nhập kho, cần thực hiện phân bổ chi phí trước hải quan vào từng mặt hàng được mua về.

6. Sau khi lưu chứng từ mua hàng hoá, kế toán có thể chọn chức năng In trên thanh công cụ để chọn mẫu chứng từ mua hàng cần in. Có thể in theo mẫu do phần mềm cung cấp hoặc theo mẫu đặc thù của doanh nghiệp (xem thêm chức năng Thiết kế mẫu chứng từ).

Cập nhật 13 Tháng Hai, 2020

Bài viết này hữu ích chứ ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
MISA SUPPORT

Để lại bình luận