1. Trang chủ
  2. Khác
  3. 3. Câu hỏi thường gặp
  4. Câu hỏi thường gặp khi bắt đầu sử dụng
  5. Làm thế nào để tạo mới dữ liệu từ dữ liệu năm trước?
  1. Trang chủ
  2. Khác
  3. 3. Câu hỏi thường gặp
  4. Làm thế nào để tạo mới dữ liệu từ dữ liệu năm trước?
  1. Trang chủ
  2. Khác
  3. 3. Câu hỏi thường gặp
  4. Câu hỏi thường gặp khi bắt đầu sử dụng
  5. Câu hỏi thường gặp Khác
  6. Làm thế nào để tạo mới dữ liệu từ dữ liệu năm trước?

Làm thế nào để tạo mới dữ liệu từ dữ liệu năm trước?

Chức năng tạo mới dữ liệu từ năm trước giúp cho kế toán lấy được số dư các tài khoản và danh mục từ năm trước chuyển sang nhanh chóng, tiết kiệm thời gian.

Xem phim hướng dẫn

Tải phim hướng dẫn: Tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

I. Chuẩn bị trước khi tạo dữ liệu từ năm trước

Trước khi thực tạo dữ liệu kế toán từ năm trước, đối với dữ liệu kế toán thuộc năm cũ, kế toán cần phải thực hiện một số thao tác sau:

1. Kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách.
  • Vào menu Hệ thống, chọn Hướng dẫn lập báo cáo quyết toán.
  • Nhấn Kiểm tra đối chiếu chứng từ sổ sách.

  • Xem hướng dẫn các bước kiểm tra chi tiết tại đây.
2. Thực hiện bảo trì dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của dữ liệu
  • Vào Tiện ích/ Bảo trì dữ liệu.
  • Chọn thời gian bảo trì dữ liệu, sau đó nhấn Thực hiện.

Lưu ý: Đối với các dữ liệu tính giá xuất kho theo phương pháp Bình quân tức thời, Đích danh, Nhập trước – xuất trước, khi thực hiện bảo trì dữ liệu kế toán tích chọn thêm thông tin Tính lại giá xuất kho.

3. Kiểm tra và chốt lại số dư tất cả các tài khoản
  • Chọn Báo cáo/ tab 1. Báo cáo.
  • Chọn nhóm Báo cáo tài chính/ Bảng cân đối tài khoản (quản trị).

  • Chọn kỳ báo cáo là năm, tích chọn Hiển thị số dư 2 bên, sau đó nhấn Đồng ý.

  • Kiểm tra và chốt lại số dư tài khoản để đảm bảo tính chính xác, riêng tài khoản doanh thu 511, 515, 711 và tài khoản chi phí 6xx, 811; tài khoản 911 đảm bảo không còn số dư cuối kỳ.

4. Khóa sổ kỳ kế toán
  • Vào menu Nghiệp vụ/ Tổng hợp/ Khóa sổ kỳ kế toán.
  • Nhập ngày khóa sổ mới, nhấn Thực hiện.

II. Thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước

Kế toán nên thực hiện tạo dữ liệu từ năm trước sau khi:

  • Đã chốt được số liệu của năm trước
  • Đảm bảo số liệu đã đúng đắn
  • Hoàn thành xong các báo cáo tài chính.

Khi đó việc tạo dữ liệu kế toán từ năm trước sẽ được thực hiện theo một trong các trường hợp sau:

Dữ liệu năm cũ áp dụng theo TT200 hoặc TT133
  • Vào menu Tệp/ Tạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước.

  • Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu từ năm trước.

  • Tại Bước 1 – Chọn dữ liệu năm trước, khai báo các thông tin sau:
    • Chọn máy chủ lưu dữ liệu kế toán năm trước. => Thông thường tên máy chủ có dạng Computer nameMISASME2019 (VD: PMTAMMISASME2019). Nếu không tìm thấy máy chủ này có thể chọn máy chủ có dạng Computer nameMISASME2017.
    • Chọn dữ liệu kế toán năm trước làm căn cứ để chuyển số dư, danh mục sang dữ liệu kế toán mới.

    • Nhấn Tiếp theo.
  • Tại Bước 2 – Thiết lập dữ liệu kế toán mới, khai báo các thông tin sau:
    • Đặt tên cho dữ liệu kế toán mới và chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán bằng cách nhấn vào biểu tượng:

    Lưu ý: Thư mục lưu dữ liệu phải không để thuộc tính nén thì mới có thể tạo được dữ liệu kế toán. Xem hướng dẫn bỏ thuộc tính nén của thư mục tại đây.

    • Khai báo thông tin về ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm.

Lưu ý:

1. Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / [ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự.

2. Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows.

    • Nhấn Thực hiện, chương trình tự động bỏ qua Bước 3 – Thiết lập và ghép tài khoản và chuyển sang luôn Bước 4.
  • Tại Bước 4 – Thực hiện tạo dữ liệu, chương trình bắt đầu thực hiện tạo dữ liệu kế toán năm mới.

  • Tại Bước 5 – Thông báo kết quả, nhấn Đóng để kết thúc quá trình tạo dữ liệu kế toán từ dữ liệu năm cũ.

Lưu ý: Trường hợp quá trình tạo dữ liệu không thành công, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân bằng cách nhấn chọn chức năng Tải về kết quả tạo mới dữ liệu không thành công.

Dữ liệu năm cũ áp dụng theo QĐ48, muốn tạo dữ liệu mới theo TT133
  • Vào menu TệpTạo mới dữ liệu kế toán từ năm trước.

  • Nhấn Tiếp theo để bắt đầu quá trình tạo dữ liệu từ năm trước.

  • Tại Bước 1 – Chọn dữ liệu năm trước, khai báo các thông tin sau:
    • Chọn máy chủ lưu dữ liệu kế toán năm trước. => Thông thường tên máy chủ có dạng Computer nameMISASME2019 (VD: PMTAMMISASME2019). Nếu không tìm thấy máy chủ này có thể chọn máy chủ có dạng Computer nameMISASME2017.
    • Chọn dữ liệu kế toán năm trước làm căn cứ để chuyển số dư, danh mục sang dữ liệu kế toán mới.

    • Nhấn Tiếp theo.
  • Tại Bước 2 – Thiết lập dữ liệu kế toán mới, khai báo các thông tin sau:
    • Đặt tên cho dữ liệu kế toán mới. => Tên dữ liệu kế toán nên viết liền không dấu, đồng thời không được phép chứa các ký tự / [ ] * ? ` ~ ! ^ # & : và độ dài không quá 256 ký tự.
    • Chọn lại nơi lưu dữ liệu kế toán bằng cách nhấn vào biểu tượng => Nên lưu dữ liệu kế toán sang ổ khác với ổ cài đặt windows của máy tính, để tránh trường hợp mất dữ liệu khi cài đặt lại windows.

Lưu ý: Thư mục lưu dữ liệu phải không để thuộc tính nén thì mới có thể tạo được dữ liệu kế toán. Xem hướng dẫn bỏ thuộc tính nén của thư mục tại đây.

    • Chương trình sẽ mặc định tạo dữ liệu kế toán mới theo TT133.

    • Nhấn Tiếp theo.
  • Tại Bước 3 – Thiết lập và ghép tài khoản, thực hiện thiết lập và ghép các TK bị lệch giữa QĐ48 và TT133:
    • Chương trình đã tự động ghép các TK của QĐ48 với các TK của TT133. Tuy nhiên, kế toán vẫn có thể ghép lại cho phù hợp với nhu cầu quản lý tại doanh nghiệp mình.
    • Với những TK trên QĐ48 bị bỏ đi so với TT133, kế toán có thể lựa chọn một trong hai cách thức xử lý sau:
      • Nếu tích chọn Mở tích chọn Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT133/2016/TT-BTC, đối với các TK thay thế cho TK bị bỏ đi của QĐ48, chương trình sẽ mở ra các tiết khoản và chuyển dữ liệu vào các tiết khoản mới này. Ví dụ: TK 142 và 242 sẽ được chuyển và TK 2421 và 2422
      • Nếu không tích chọn Mở tích chọn Mở tiết khoản tương ứng cho các tài khoản bị bỏ theo TT133/2016/TT-BTC, đối với các TK bị thay thế cho TK bị bỏ đi của QĐ48, chương trình sẽ không mở tiết khoản mà chuyển dữ liệu trực tiếp vào TK thay thế. Ví dụ TK 142 và 242 sẽ được chuyển vào TK 242.

    • Nhấn Thực hiện.
  • Tại Bước 4 – Thực hiện tạo dữ liệu, chương trình bắt đầu thực hiện tạo dữ liệu kế toán năm mới.

  • Tại Bước 5 – Thông báo kết quả, nhấn Đóng để kết thúc quá trình tạo dữ liệu kế toán từ dữ liệu năm cũ.

Lưu ý:

1. Trường hợp dữ liệu cũ theo QĐ48, sau khi tạo mới chuyển sang TT133, thì tại Bước 5 có thể chọn chức năng Tải về thông tin ghép tài khoản để tải tệp kết quả ghép tài khoản giữa QĐ48 và TT133, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu dữ liệu.

2. Trường hợp quá trình tạo dữ liệu không thành công, kế toán có thể kiểm tra nguyên nhân bằng cách nhấn chọn chức năng Tải về kết quả tạo mới dữ liệu không thành công.

III. Kiểm tra, đối chiếu số dư đầu năm nay và cuối năm trước

Kế toán có thể thực hiện đối chiếu số dư đầu năm nay và cuối năm trước căn cứ vào hệ thống báo cáo sau:

Loại số dư

Dữ liệu năm trước

(Tính đến ngày Bắt đầu năm tài chính của dữ liệu mới – 1 ngày)

Dữ liệu năm nay

Cách đối chiếu

(Trên dữ liệu cũ xem báo cáo tính đến ngày bắt đầu hạch toán của dữ liệu mới – 1 ngày. Trên dữ liệu mới xem báo cáo kể từ ngày bắt đầu hạch toán trên phần mềm)

Số dư TK (các TK không theo dõi chi tiết)

Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số dư 2 bên) =>

Bảng cân đối tài khoản (Mẫu số dư 2 bên)

Đối chiếu cột cuối kỳ trên dữ liệu cũ với cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới

Số dư tài khoản ngân hàng

Bảng kê số dư ngân hàng

Bảng kê số dư ngân hàng

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Công nợ khách hàng

Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng

Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo nhân viên

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo nhân viên

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo công trình

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo công trình

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo đơn vị

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo đơn vị

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo hợp đồng theo đơn vị

Báo cáo Tổng hợp công nợ khách hàng theo hợp đồng theo đơn vị

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn

Báo cáo chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn

Đối chiếu cột Số còn phải thu trên dữ liệu cũ với Số còn phải thu trên dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo tại ngày bắt đầu hạch toán – 1 ngày)

Các báo cáo Phân tích nợ phải thu quá hạn, Nợ phải thu trước hạn

Các báo cáo Phân tích nợ phải thu quá hạn, Nợ phải thu trước hạn

Đối chiếu tổng nợ của từng hạn nợ trên dữ liệu cũ với dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo đến ngày bắt đầu hạch toán – 1 ngày)

Công nợ nhà cung cấp

Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp

Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo nhân viên

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo nhân viên

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo công trình

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo công trình

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo hợp đồng

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhà cung cấp theo hợp đồng

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn

Kế Báo cáo chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn

Kế Đối chiếu cột Số còn phải trả trên dữ liệu cũ với Số còn phải trả trên dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo tại ngày bắt đầu hạch toán – 1 ngày)

Công nợ nhân viên

Báo cáo tổng hợp công nợ nhân viên

Báo cáo tổng hợp công nợ nhân viên

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo công trình

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo công trình

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo hợp đồng

Báo cáo Tổng hợp công nợ nhân viên theo hợp đồng

Đối chiếu cột Số dư cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Số đầu kỳ trên dữ liệu mới

Tồn kho vật tư hàng hóa (tồn kho cuối kỳ trên dữ liệu năm trước so với tồn kho đầu kỳ của dữ liệu năm nay)

Phương pháp bình quân tức thời, bình quân cuối kỳ

Tổng hợp tồn kho theo lô

Tổng hợp tồn kho theo lô

Đối chiếu cột Cuối kỳ trên dữ liêu cũ với cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo tổng hợp tồn kho

Báo cáo tổng hợp tồn kho

Đối chiếu cột Cuối kỳ trên dữ liêu cũ với cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách

Đối chiếu cột SL tồn cuối kỳ trên dữ liệu cũ với cột SL tồn đầu kỳ trên dữ liệu mới

Phương pháp nhập trước xuất trước/Đích danh

Báo cáo hàng tồn kho theo chứng từ nhập

Báo cáo hàng tồn kho theo chứng từ nhập

Đối chiếu cột SL tồn, giá trị tồn của dữ liệu cũ với Cột SL tồn, giá trị tồn trên dữ liệu mới (trên dữ liệu mới xem báo cáo tại ngày bắt đầu hạch toán – 1 ngày)

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách

Báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn kho theo mã quy cách

Đối chiếu cột SL tồn cuối kỳ trên dữ liệu cũ với cột SL tồn đầu kỳ trên dữ liệu mới

Báo cáo tổng hợp tồn kho theo lô

Báo cáo tổng hợp tồn kho theo lô

Đối chiếu thông tin tại cột cuối kỳ trên dữ liệu cũ với Cột Đầu kỳ trên dữ liệu mới

Cập nhật 19/08/2020

Bài viết này hữu ích chứ?

Bài viết liên quan

Tổng đài tư vấn
Bạn vẫn còn thắc mắc chưa được giải đáp? Hãy liên hệ với chúng tôi
MISA SUPPORT

Để lại bình luận